Viele Hausverwaltungen fragen sich: „Wie gehe ich das Thema Bauwerksbuch praktisch an?“ Wir zeigen praxisnah, wie Sie effizient starten, Fristen einhalten und Prozesse digital abbilden – inklusive Testobjekt-Tipp, bevor Sie den gesamten Bestand übertragen.
Ausgangssituation
Für Bestandsgebäude gelten gestaffelte Fristen nach §128a Wiener Bauordnung:
- Gebäude vor dem 1.1.1919 → Bauwerksbuch bis spätestens 31.12.2027
- Gebäude zwischen 1.1.1919 und 1.1.1945 → Bauwerksbuch bis 31.12.2030
Neubauten, Zu- und Umbauten sind ebenfalls betroffen, allerdings wird das Bauwerksbuch hier üblicherweise vom Bauträger / Projektwerber im Zuge der Fertigstellungsanzeige in Auftrag gegeben, weil die Bestätigung über ein angelegtes Bauwerksbuch Teil der Fertigstellungsmeldung ist.
Für Hausverwaltungen mit großen Beständen bedeutet das: Wer beispielsweise 100 Gebäude betreut, die unter die Frist 2027 fallen, steht unter klarem Zeitdruck. Wir empfehlen eine Bearbeitungsrate von 5 Bauwerksbüchern pro Monat. Bei 100 Gebäuden benötigt man so rund 20 Monate – daher ist ein frühzeitiger, strukturierter Start unumgänglich.
Testobjekt: zuerst prüfen, bevor man sich bindet
Wir empfehlen, zunächst ein Testobjekt gemeinsam mit einem Dienstleister zu bearbeiten. So prüfen Sie:
- Wie gut funktioniert die Zusammenarbeit?
- Passen die Abläufe zu Ihrer Verwaltung?
- Gibt es Optimierungspotenzial?
Erst nach dieser Probephase lohnt es sich, den gesamten Bestand langfristig zu übertragen – wie bei einer „Probephase vor der Ehe“.
Die Herausforderung für Hausverwaltungen
Die eigentliche Arbeit beginnt bereits vor der Erstellung des Bauwerksbuchs:
Die Hausverwaltung muss relevante Unterlagen zusammentragen und bereitstellen.
Es ist wichtig zu wissen, welche Dokumente bereits vorhanden sind und wann die letzten Prüfungen stattgefunden haben, damit das Bauwerksbuch vollständig, korrekt und nachvollziehbar aufgebaut werden kann. Typische Unterlagen sind u. a.:
- Blitzschutzbefunde
- letzte B1300/B1301-Berichte
- Dachwartungsprotokolle
- objektspezifische technische Dokumentationen (abhängig vom Gebäude)
Der Aufwand variiert je nach Zustand, Ausstattung und Dokumentenlage des Objekts – und verursacht bereits in der ersten Phase spürbaren internen Zeitbedarf.
Sobald das Bauwerksbuch fertiggestellt ist, folgt der zweite große Arbeitsschritt für die Hausverwaltung:
- Mängelliste prüfen, priorisieren und intern bewerten
- entscheiden, welche Gewerke beauftragt werden sollen
- Eigentümer informieren oder einbinden
- Angebote einholen, vergleichen und Aufträge vergeben
- erledigte Maßnahmen dokumentieren und zurückmelden
Außerdem müssen sowohl Bauwerksbuch als auch Mängelliste laufend aktualisiert werden. Denn Prüfintervalle, Wartungen und neu erkannte Mängel müssen regelmäßig nachgeführt werden.
Hausverwaltungssoftware vs. behördliche Anforderungen
Moderne Hausverwaltungssoftware erleichtert die interne Bearbeitung, z. B. durch Ticketing-Systeme für Mängel. Die Baupolizei verlangt jedoch eine PDF-Version des Bauwerksbuchs für die Registrierung. So entsteht ein Mix aus digitaler Prozessverwaltung und behördengerechtem PDF, den wir als BWB Bauwerksbuch FlexCo praxisnah abbilden.
Unser strukturierter Ansatz
Wir empfehlen, den Bestand nach Bezirk oder Eigentümer zu kategorisieren. Bei einer Gliederung nach Bezirk gewähren wir üblicherweise einen Rabatt, weil hier doppelte Anfahrtswege, doppelte Termine beim Aushub der Bauakte etc. wegfallen.
Gliederung nach Bezirk
- ideal für große Bestände
- erleichtert Begehungen und Datenerhebungen
- sorgt für klare, planbare Abläufe
Gliederung nach Eigentümer
- sinnvoll bei großen Eigentümern mit mehreren Objekten in verschiedenen Bezirken
- führt zu einheitlichen Abstimmungsprozessen
- reduziert Kommunikationsaufwand für die Hausverwaltung mit den Eigentümer
Mit dieser Struktur lassen sich die empfohlenen 5 Bauwerksbücher pro Monat problemlos und nachhaltig umsetzen.
Warum 5 Bauwerksbücher pro Monat optimal sind
Diese Rate ist aus praktischen Gründen optimal:
- Realistische Abstimmungskapazitäten
Die Hausverwaltung muss Unterlagen liefern, Entscheidungen treffen und Rückfragen beantworten. Mehr als 5 Projekte gleichzeitig, führen erfahrungsgemäß zu Verzögerungen. - Interne Verwaltungsabläufe bleiben stabil
Die Prüfung der Mängelliste, Eigentümerkommunikation und Angebotsphase laufen parallel zu anderen Verwaltungsaufgaben. - Laufende Aktualisierung erfordert Ressourcen
Auch nach Erstellung entsteht Aufwand – und dieser soll nicht mit weiteren neuen Bauwerksbüchern kollidieren. - Gesetzliche Fristen werden rechtzeitig eingehalten
Bei großen Beständen sorgt die Rate dafür, dass keine Spitzenbelastung entsteht, sondern ein kontinuierlicher, planbarer Arbeitsfluss.
Unsere Lösung, wenn Sie ein Ticketing System verwenden:
- Integration der Mängelliste ins Ticketingsystem: Wir können die gesamte Mängelliste direkt in das Ticketingsystem der Hausverwaltung integrieren.
So erfolgt die Bearbeitung wie bei allen anderen Instandhaltungsthemen – ohne doppelte Datenerfassung. - Erinnerungen & Prüfintervalle: Wir hinterlegen im System Wiedervorlagetermine, Prüfzyklen, gesetzliche Fälligkeiten. Damit bleibt die Wartung vollständig automatisiert und transparent
- Aktualisierung des Bauwerksbuchs: Die Hausverwaltung markiert im Laufe des Jahres relevante Tickets in ihrem Hausverwaltersystem. Wir übernehmen Sortierung, Strukturierung, Übertragung in das Bauwerksbuch. Damit bleibt das Bauwerksbuch immer aktuell, vollständig und behördenkonform.
👉 Jetzt Kontakt aufnehmen, um Ihre Bauwerksbücher effizient umzusetzen, weil gerade für größere Altbau-Bestände ist eine frühzeitige, strategische Planung essenziell, um die gesetzlichen Fristen einzuhalten.